Effektives Meetingmanagement ist ein Thema, das viele von uns seit zwei Jahren massiv umtreibt. Dass es zu viele davon gibt, steht für mich außer Frage. Welche Möglichkeiten gibt es in der digitalen Arbeitswelt, ein Meeting durchzuführen und effizient zu gestalten? Was sind die Vor- und Nachteile von Online-, Offline- und Hybrid-Meetings?
Die meisten Meetings werden insbesondere seit der Pandemie gezwungenermaßen online durchgeführt. Eine Erkenntnis wurde dabei den meisten zuteil: Meetings müssen nicht in Präsenz stattfinden, sondern lassen sich ganz einfach online planen und durchführen. Es gibt durchaus Fälle, in denen auch zukünftig Tools wie Zoom oder Google Meet die effizientere Lösung sind. Aber sind sie das immer?
Alles auf Anfang: Präsenzmeetings
Meetings in Präsenz waren vor der Pandemie in den meisten Unternehmen der Standard. Viele wollten nach gesetzlichen und betrieblichen Homeoffice-Regelungen wieder genau dorthin zurück, um endlich wieder alle Mitarbeiter*innen kompakt beisammen und bei der Arbeit zu wissen. Doch das ist unbestritten der falsche Ansatz, denn die Arbeitswelt verändert und entwickelt sich stetig. Manchmal ist ein Austausch in persona jedoch durchaus sinnvoll. Was sind Argumente, die auch zukünftig für ein Meeting vor Ort sprechen? Und was spricht dagegen?
Mimik & Gestik schaffen Emotionen
Der größte Vorteil ist die große Bandbreite an natürlichen Kommunikationsformen. Non-verbale Kommunikation spielt für uns eine entscheidende Rolle, um Menschen und Situationen richtig einschätzen zu können. Gestik, Körperhaltung, Aufmerksamkeit, Tonalität – all diese Erscheinungen sind für unser Gehirn sehr viel einfacher zu verarbeiten als digitale Videos und Bilder. Es ist sehr viel komplexer, anderen Menschen über Bildschirme zu begegnen als sie direkt vor Augen zu haben. Zwischenmenschliche Interaktionen und Emotionen sind digital für uns zum jetzigen Zeitpunkt sehr viel schwerer zu erkennen und zu bewerten.
Auch zahlt ein Meeting in Präsenz auf Beziehungen ein. Wenn viele Menschen in einem realen Raum zusammenkommen, entsteht eine sehr viel organischere, natürlichere und menschlichere Situation als in einem virtuellen Raum. Ein gemeinsamer Kaffee, ein kurzer Plausch auf dem Weg zur Toilette, ein privater Austausch in der Pause oder ein nettes Lächeln verbinden und schaffen Emotionen.
Meetingmanagement: Aufwendig und unflexibel?
Klingt alles wunderbar! Also doch alles auf Anfang und alle Mann und Frau zurück in den Konferenzraum? Nicht ganz. Denn Meetings in Präsenz haben auch Nachteile. Sie sind meistens ineffizient, denn sie brauchen sehr viele Ressourcen – seien es Räume oder Anfahrtswege. Im internationalen Kontext bedeutet dies unfassbar viele Flüge und das wiederum sehr viel Zeit, die für ein Meeting drauf geht. Es steckt meistens mehr logistischer Aufwand hinter einem Offline Meeting und das bedeutet oft, dass wir stärker aus unserem Workflow gerissen werden als wenn wir uns nur online in ein Meeting schalten.
Auch die Ortsgebundenheit ist ein Nachteil. Diese lässt keine Kurzfristigkeit oder Flexibilität zu. Eine vollständige Teilnahme ist aufgrund von Krankheit, Geschäftsreisen oder ausgelagerter Offices nahezu unmöglich.
Fluch und Segen: Online-Meetings
Zu Beginn der Pandemie, als sämtliche Belegschaften in das Homeoffice verwiesen wurden, waren Online-Meetings eine spannende Sache. Doch nach den ersten Wochen machte sich zumindest in meinem Umfeld Ernüchterung, wenn nicht Abneigung breit. Ineffiziente Meetings, unaufmerksame Teilnehmer*innen und technische Probleme veranlasste zur Frage: Können wir nicht wieder zurück ins Büro? Was spricht für und was gegen Online-Meetings?
Flexibilität in einer globalen Arbeitswelt
Digitale Meetings sind ressourcenschonend, insbesondere im internationalen Kontext. Niemand muss in ein Flugzeug steigen oder einen halben Tag Anfahrtsweg auf sich nehmen, um an einer Besprechung teilzunehmen. Bei crossfunktionalen Teams, die in der ganzen Welt verteilt sind, bringt die Meetingform viele Benefits. Außerdem können Meetings flexibler und spontaner angesetzt und abgehalten werden. Ein kurzfristiges Zusammenschalten am Bildschirm ist einfacher umgesetzt, als ein Treffen im Büro.
Die meisten Online Meetings sind in der Form wie sie heute stattfinden sicherlich nicht besonders gut dafür geeignet, Beziehungen aufzubauen oder zu pflegen. Zwischenmenschliche Aspekte kommen dabei in den meisten Fällen zu kurz. Dies liegt aber weniger an den Tools als an der Art und Weise, wie wir sie einsetzen und nutzen. Digitale Tools für das Meetingmanagement sind nicht per so ungeeignet, um zwischenmenschliche Kontakte zu stärken. Wir haben einfach noch nicht gelernt, wie dies in einer digitalen Welt funktioniert.
Digital und emotional: Signale schaffen
Wichtige Nuancen gehen in der Online-Kommunikation oft verloren. Statistisch betrachtet trauen sich Menschen online weniger, etwas beizutragen als in Präsenz. Als Moderator*in hat man weniger die Möglichkeit zu erkennen, wer interagieren möchte. Im Konferenzraum kann das durch Körperhaltung, Blickkontakt, Handheben ganz subtil signalisiert werden: Ich möchte etwas sagen. In einem Online Meeting muss der Meetingflow stark unterbrochen werden und die Hemmschwelle ist somit einfach größer. Die non-verbale Signaleben fehlt. Zwar gibt es mittlerweile zahlreiche Funktionen, wie z.B. Handheben oder auch den Chat, die eine solche Signalebene ermöglichen, allerdings muss diese gelernt werden. Und damit ist nicht der Klick auf den Button gemeint. Die digitale Kommunikation ist eine ganz neue Welt, die einen neuen Kommunikationsstil erfordert. Diese Sprache müssen wir lernen.
Digital Workplace: Hybride Meetings
Hybride Meetings sind ganz einfach eine Mischform aus beiden letzteren. Das bedeutet, dass Teilnehmer*innen von verschiedenen Orten aus (Büro, Homoffice, mobiler Arbeitsplatz) online sowie offline teilnehmen.
Herausforderungen im Meetingmanagement
Hybride Meetings haben oft einen wahnsinnig schlechten Ruf, weil die Technik dahinter leider für viele Unternehmen immer noch komplex erscheint. Und teilweise ist sie das auch. Schließlich erfordert es eine neue Art von Ton- und Bildmanagement und damit einhergehend die Ausrüstung. Es ist zum Beispiel nicht möglich nur mit dem Ton des oder der Präsentierenden zu arbeiten, denn sobald ein Austausch stattfindet, ist es für alle Online Teilnehmer*innen nicht mehr hörbar. Ein*e Moderator*in kann dies zwar kompensieren, indem die Kernbotschaft oder die Frage wiederholt wird, für eine professionelle Umsetzung bedarf es dafür aber viel Erfahrung. Technik und Raumausstattung bilden definitiv noch eine große Herausforderung in Sachen hybrider Meetings.
„Ach, Sie sind ja auch noch da!“
Auch der Proximity Bias spricht (noch) gegen Hybride Meetings. Menschen bevorzugen immer die räumlich näheren Teilnehmer*innen. Sie lassen sie eher zu Wort kommen und ihre Meinung wiegt mehr als die Meinung eines kleinen Kopfes auf einem Bildschirm. Dieses Phänomen begünstigt ein Zweiklassen-Meeting.
Diese Nachteile müssen angesichts der rapiden Veränderung der Arbeitswelt als Herausforderungen und nicht als Gegenargument betrachtet werden. Meetings werden zukünftig immer häufiger hybrid abgehalten, was eine optimale Möglichkeit ist, um flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten zu fördern. Wir müssen somit lernen, die entsprechende Technik zu managen und unsere Wahrnehmung von virtuellen und realen Situationen gleichzusetzen.
Wie sieht das Meetingmanagement der Zukunft aus?
Alle drei Besprechungsformen werden zukünftig bestehen bleiben. Wir müssen Meister*innen in allen drei Formen und im Meetingmanagement werden, denn es besteht in allen jede Menge Verbesserungspotenzial. Unternehmen müssen sich bewusst werden, dass in Meetings, so wie wir sie bis heute abhalten, Effizienz verloren geht. Die wichtigste Frage ist meiner Meinung nach nicht die Frage nach der Meetingform, sondern die Frage: Wie können wir weniger Meetings ansetzen? Denn wir stecken mitten in einer Fokuskrise. Mitarbeiter*innen brauchen mehr Raum für fokussiertes Arbeiten. Ein Meeting hier, ein Meeting da – sie unterbrechen wichtige Workflows. Die Fokuskrise zählt übrigens auch zu den Top 10 New Work Trends für 2023, die es hier nachzulesen gibt.